De gastouder houdt met een simpel online administratiesysteem op Flexmoeders.nl, een urenregistratie bij. Als ouder heb je ook een eigen 'account' waarin jouw facturen worden bewaard en je jouw gegevens kunt beheren. Via je account heb je o.a. ook toegang tot de jaaropgave die je nodig hebt voor de Belastingdienst. De maandelijkse facturen worden per e-mail aan jullie verstuurd en worden op de 5e van de maand bij jullie geïnd en op de 15e van de maand wordt de gastouder uitbetaald.

Wanneer je als ouder niet betaalt en je niet reageert op herhaaldelijke herinneringsverzoeken, krijgt je gastouder niet uitbetaald en zal Flexmoeders.nl je de toegang tot het systeem moeten ontzeggen. Je krijgt dan ook geen jaaropgave. Zodoende kom je dan ook niet langer in aanmerking voor vergoeding via de Belastingdienst.